28.04.2016

Alles Wichtige in einer Akte

Landkreis Breisgau-Hochschwarzwald startet Pilotprojekt zur einheitlichen elektronischen Erfassung der Daten von Flüchtlingen.

FREIBURG. In der kommenden Woche führt der Landkreis Breisgau-Hochschwarzwald die erste elektronische Akte für Flüchtlinge und Asylbewerber ein. Es handelt sich dabei um ein Pilotprojekt und soll den Verwaltungsaufwand verringern. 28 der 35 Stadt- und Landkreise in Baden-Württemberg haben Interesse an der E-Akte bekundet.

Nicht nur die Unterbringung und Betreuung der in den vergangenen Monaten in Deutschland angekommenen Flüchtlinge hat die öffentliche Verwaltung auf allen Ebenen vor große Herausforderungen gestellt, schon allein die Erfassung der Daten war kaum zu schaffen. Zum einen, weil die schiere Zahl die Mitarbeiter des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (Bamf) überfordert hat. Zum anderen schlichen sich oft aufgrund der Schreibweise der Namen sowie Unklarheiten bei der Übertragung fremder Schriftzeichen Fehler ein. Manche Personen wurden daher doppelt erfasst. Und dann passten die Modalitäten der Erfassung nicht zu den anschließenden Verwaltungsverfahren – etwa der Datenerfassung der Wohngeldämter, der Schul- oder der Sozialbehörden.

Das führte dazu, dass die Daten ein zweites Mal bei den Erstaufnahmestellen des Landes erfasst werden mussten – Migrations-Verwaltungs-Informations-System (MigVIS) nennt sich das Programm. Da dieses System aber wiederum nicht zu denen der Stadt- und Landkreise passte, mussten viele Datensätze anschließend noch einmal per Hand aus Tabellen in die Datensätze übertragen werden – zum Beispiel in die kommunalen Melderegister. Allein in Karlsruhe mussten innerhalb von sechs Wochen 11 000 Personendaten aus ausgedruckten Excel-Dateien von Hand in die Computersysteme übertragen werden, wie der Geschäftsführer des Kommunalen Rechenzentrums (KIVBF), William Schmitt, erläutert.

Das Verfahren ist nicht nur fehleranfällig, es ist nach Ansicht von Landrätin Dorothea Störr-Ritter auch nicht mehr zeitgemäß und zu teuer. Das Bamf arbeitet nun an der Erstellung einer Datei, in der alle personellen Kerndaten der Flüchtlinge und Asylbewerber – unter anderem Name, Geburtsdatum und -ort, Nationalität, Geschlecht, Religionszugehörigkeit – gespeichert werden. "Doch so lange wollten wir nicht warten", sagte Störr-Ritter bei der Vorstellung des Pilotprojekts. "Außerdem wollten wir ein System, das von unten nach oben aufgebaut ist und das die Bedürfnisse der Praktiker in den Mittelpunkt stellt."

Die IT-Fachleute des Landratsamtes und des Kommunalen Rechenzentrums haben deshalb eine elektronische Akte entwickelt. Für die Kerndaten wird dabei auf das Landessystem MigVis zurückgegriffen, später auf die Datenbank des Bundesamtes. Daneben enthält die Akte Angaben beruflicher Qualifikationen, Zeugnisse für Schulabschlüsse oder Ausbildung: Solche Dokumente können eingescannt und in der Akte abgelegt werden.

Behörden können gezielt Informationen abrufen

Wer in der Betreuung und Integration mitarbeitet, soll zudem auf alle Informationen zugreifen können, die etwa die Teilnahme an Sprach- und Integrationskursen betreffen, er oder sie soll über die Schulbesuche der Kinder informiert bleiben und Bescheid wissen, welche Praktika ein Asylbewerber absolviert hat. Darauf – und nur darauf – sollen auch die Mitarbeiter der Jobcenter Zugriff erhalten. Jene, die für die Unterbringung zuständig sind, haben jederzeit Zugang zu den Angaben, wo genau jemand wohnt, in welchem Zimmer, ob dort noch ein Platz frei ist. Das alles soll die Kommunikation erleichtern und die Betreuung verbessern.

Inzwischen wurden im Landratsamt die Daten von 2500 Personen eingepflegt, die in den 24 Gemeinschaftsunterkünften des Kreises leben, dazu 1100 Datensätze von Flüchtlingen und Asylbewerbern, die bereits länger hier sind oder die bereits in eine Kommune verlegt worden sind.